一、活動申請原則

(一)學生社團活動公文須於活動日前三週（21天）送件（惟期中、期末考及預備週不建議辦理活動）。完成初審後始得宣傳及受理報名；逾期即視 為「公文遲交」記違規點數（另行公告說明），累積2點則停止行使相關權限；若事先未經申請核准而擅自離校辦理活動者，無論是否安全返校，其發起活動之活動負責人，當得以本校學生奬懲辦法議處。倘若不幸發生事故，其發起或主辦之活動負責人應負一切道義及法律責任。

 (二)因不可避免之因素調整、取消或延期活動者，若導致以下情況發生，請提前告知該校區課外業務承辦人員。

1. 變更活動名稱、內容、時間地點....等
2. 各項事務申請取消（場地租借、器材出借、校外車輛進行、公假、校內外計畫申請、其他）

二、活動申請公文遲交懲處規範

 (一)活動申請公文未於活動前二十一天繳交至業務承辦登記，即視為「公文遲交」。
 (二)公文遲交之活動，無法申請任何補助且處置如下：

1. 校內活動離活動日期相近（5天工作日/含）等延期或取消辦理。其餘送件審查
2. 校外活動具危險性、離活動日期相近（7天工作日/含）等延期或取消辦理。其餘送件審查。
3. 公文遲交之學生自治組織及社團記違規點數乙點，若違規點數記滿二點者，則於第二次違規之活動結束後，暫停該學生自治組織及社團行使相關權限一個月。
4. 暫停權限包含：(1)各校區課外活動組器材出借權限。 (2)全校場地借用權限。
5. 被停權之學生自治組織及社團不得由其他社團協助執行遭停權事項，若經查證有相關事宜，協助之社團亦同視為違規，將直接暫停權限一個月。

三、活動公文繳交流程及地點

 (一)繳交地點：

1. 有申請學生會經費之活動→活動公文統一繳交至學生會。
2. 未申請學生會經費之活動→寄至各校區課外組業務承辦老師之電子信箱。

 (二)公文跑件流程：

1. 有申請學生會經費→由學生會收件；無申請學生會經費→由課外組業務承辦人員收件。
2. 由學生會/業務承辦人員審視其活動內容及經費使用是否合宜。
3. 送至相關單位及長官進行核章。
4. 活動公文正式核准後，由課外組將已核章完之活動公文歸檔至校務系統。
5. 社團負責人可自行至校務系統下載已核章之活動公文，進行經費核銷或社團評鑑等用途。

四、所需文件

111學年度第二學期起，採電子收件。活動公文規範如附件所示，未依規範，業務承辦人員及學生會有權退件

(一)活動公文申請表（請以社團負責人之權限進入校務系統登錄後列印）

(二)社團活動請求支援項目表

(三)活動企劃書

1. 校內企劃書需含：實施計畫、工作團隊職掌、活動流程表、活動經費預算表、活動場地配置圖、活動安全規劃、活動人員名冊、滿意度調查等。
2. 校外企劃書需含：實施計畫、工作團隊組織架構表、工作團隊職掌、活動執行進度表、活動流程表、活動詳細規劃內容、活動經費預算表、活動場地配置圖、活動安全規劃 、器材清單、活動人員名冊、滿意度調查問卷等。
3. 校外活動需加附文件：​​​​​​   

         (1)校外教學及活動安全檢核表（需隨活動公文繳交）

         (2)交通規劃（需隨活動公文繳交）

         (3)保險證明（活動前七個工作日需完成補件）

         (4)滿18歲者之校外活動確認書（活動前七個工作日需完成補件）

         (5)未滿18歲者之學生校外活動家長同意書暨校外活動安全注意事項（活動前七個工作日需完成補件）

     4.若為山區或水域之校外活動

         (1)路線圖

         (2)相關專長證照影本

         (3)場地核准證明

         (4)急救人員證影本(每40人需有1位合格急救員攜帶急救箱隨隊加為原則)

     5.若活動有租用營業場地須加附營業場所/旅館業/民宿合格登記證影本

     6.若活動有租賃遊覽車須加附：(建議租賃出廠5年內之車輛為原則)

         (1)車籍資料(行照、乘客保險卡、司機駕照）

         (2)定型化契約

         (3)車輛所屬公司資料：營利事業登記證影本

         (4)車輛安全檢查表(由該遊覽車公司完成檢查人員及車主代表簽章)

         (5)車籍資料核對確認表(出發當日需交予該校區警衛室核章留存)

建工校區注意事項：

1.    社課務必送活動公文，一學期送一次即可。
2.    建議社團於每學期至少辦理一場會員或社員大會，並積極主辦一場在校內之活動，以拓展社團能見度。