開會通知單：最遲於會議前一星期開立，通知相關人員的時間、地點及開會緣由或目的。

會議議程表：說明會議討論的內容。

會議簽到表：請出席會議人員確實簽名，簽好後放置於會議記錄表後方。

會議記錄表：紀錄該次會議所做的決議，相關人員簽章後公告週知。